D'où vient cette obligation ?
Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose à tous les professionnels assujettis à la TVA qui encaissent des paiements de particuliers via un logiciel ou système de caisse d'utiliser un outil certifié. L'objectif est de lutter contre la fraude à la TVA en rendant les données d'encaissement inaltérables et archivées.
Attention : la loi n'oblige pas à s'équiper d'un logiciel de caisse. Mais si vous en utilisez un, il doit être conforme.
Est-ce que ça vous concerne ?
Cela dépend de votre situation. Voici les cas concrets :
Vous êtes concerné si :
- Vous êtes assujetti à la TVA
- Vous encaissez des paiements de clients particuliers (B2C)
- Vous utilisez un logiciel ou système pour enregistrer ces paiements
Vous n'êtes pas concerné si :
- Vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (micro-entrepreneur sous le seuil)
- Vous facturez exclusivement des professionnels (B2B pur)
- Vous encaissez vos recettes sans aucun logiciel, par exemple au tiroir-caisse avec un cahier
La plupart des réparateurs travaillent avec une clientèle mixte, des particuliers et parfois des professionnels. Dès lors que vous utilisez un outil pour enregistrer les paiements de ces particuliers, l'obligation s'applique.
Qu'est-ce qu'un logiciel de caisse certifié ?
Un logiciel certifié respecte quatre conditions définies par la loi :
- Inaltérabilité : les données enregistrées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées
- Sécurisation : les données sont protégées contre toute manipulation
- Conservation : les données sont conservées sur une durée suffisante
- Archivage : un historique fiable est maintenu pour les contrôles fiscaux
La conformité peut être attestée par un certificat délivré par un organisme accrédité (LNE ou Infocert/AFNOR). Depuis la loi de finances pour 2026, l'auto-certification par l'éditeur est à nouveau possible dans certaines conditions, mais le certificat d'un organisme accrédité reste la référence la plus solide.
Important : si votre logiciel est un outil multifonction (gestion + caisse), seule la partie encaissement doit être certifiée, pas l'ensemble du logiciel.
Quelle sanction en cas de non-conformité ?
En cas de contrôle sans certificat valide : 7 500 € d'amende par logiciel non conforme, avec 60 jours pour se régulariser. Au-delà, la sanction peut être reconduite. Et si l'administration estime que votre comptabilité n'est pas fiable, les conséquences peuvent aller bien plus loin : rejet de la comptabilité, taxation d'office, majorations.
Mieux vaut ne pas prendre de risque.
Ce qui a changé récemment
La réglementation a évolué plusieurs fois ces dernières années. Ce qu'il faut retenir :
- Depuis le 1er janvier 2018 : obligation de logiciel certifié pour les assujettis TVA qui encaissent des particuliers
- Loi de finances 2025 : suppression de l'auto-certification, seul un certificat d'organisme accrédité devait être accepté à partir de septembre 2026
- Loi de finances 2026 : rétablissement de la possibilité d'auto-certification dans certains cas, le cadre se stabilise
En résumé : la réglementation évolue, mais l'obligation de fond reste la même depuis 2018. Un logiciel de caisse doit être conforme et documenté.
Et weqeep dans tout ça ?
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